Het keurmerk PayChecked in Transport is in de transportsector uitgegroeid tot een belangrijk bewijs van goed werkgeverschap en naleving van cao- en arbeidswetgeving. Opdrachtgevers en ketenpartners zien het keurmerk als een teken dat een transportbedrijf de zaken op orde heeft.
Per 1 juli 2025 zijn belangrijke norm wijzigingen doorgevoerd. Deze wijzigingen hebben impact op de manier waarop bedrijven hun administratie, processen en interne controles inrichten. Per 1 juli 2025 is niet alleen de normen set aangepast, maar ook het keurmerkreglement (laatste versie per 1 april 2025). Deze wijzigingen brengen nieuwe verplichtingen met zich mee en passen bestaande doorlooptijden aan. Voor keurmerkhouders is het belangrijk om precies te weten wat er veranderd is, waar de risico’s liggen en hoe je die voorkomt.
Hieronder zetten we de veranderingen op een rij en lichten we de grootste valkuilen toe.
1. Doorlooptijden bij afwijkingen, herstel en beoordeling
Een van de meest opvallende wijzigingen in het PayChecked in Transport keurmerk zit in de doorlooptijden bij afwijkingen. Deze termijnen bepalen hoeveel tijd een keurmerkhouder krijgt om gebreken te herstellen en hoe snel de keurmerkorganisatie deze verbeteringen beoordeelt.
Waar vroeger de nadruk lag op een snelle afhandeling, is er nu iets meer ruimte gecreëerd voor herstel, met name bij rode afwijkingen. Toch betekent meer tijd niet automatisch minder risico: hoe langer een afwijking openstaat, hoe groter de kans op vertraging of onvolledige correcties.
De veranderingen op een rij:
- Oranje afwijking: herstel binnen 3 maanden, beoordeling binnen 3 weken na herstel (+1 week beoordelingstijd ten opzichte van de oude norm).
- Rode afwijking: reactie op conceptrapport binnen 10 werkdagen, herstel binnen 30 werkdagen, beoordeling binnen 30 werkdagen (+10 werkdagen voor herstel en beoordeling ten opzichte van de oude norm).
Valkuil
Het langere tijdsvenster kan je verleiden tot uitstel, waardoor herstelacties pas op het laatste moment worden opgepakt. Dat vergroot de kans op onvolledige verbeteringen en afkeur.
2. klachtenregeling uitgebreid naar uitleners
Tot nu toe gold de klachtenregeling alleen voor ondervervoerders. Vanaf 1 juli 2025 vallen ook uitleners onder deze regeling. Dit betekent dat als jouw bedrijf personeel inleent, je verplicht bent om klachten over die inleners actief op te volgen en af te handelen.
Veel bedrijven hebben hun klachtenprocedure alleen ingericht voor eigen medewerkers en directe onderaannemers. Door deze uitbreiding moeten interne protocollen, formulieren en verantwoordelijkheden worden aangepast.
Valkuil
Er wordt regelmatig vergeten om inleenpartners formeel te informeren over de nieuwe afspraken of leggen niets schriftelijk vast. Meestal met de gedachte dat dit te zijner tijd wel in een gesprek langskomt. Dit kan tijdens een audit leiden tot afkeuring. Zorg er daarom voor dat je de wijziging goed vastlegt. Ook kunnen het laten liggen van klachten die uiteindelijk naar voren komen tijdens de audit een doorn in het oog zijn.
3. Verplicht vastleggen van atv-, vakantie- en verlofadministratie
Er komt meer nadruk te liggen op het aantoonbaar bijhouden van atv-, vakantie- en verlofdagen. Zowel de opbouw als de uitbetaling moeten volledig en correct worden geregistreerd. Voorheen was er geen expliciete verplichting om deze gegevens vast te leggen in de normenset.
Nu staat duidelijk omschreven dat opbouw, opname en uitbetaling van ATV-, vakantie- en verlofdagen aantoonbaar geregistreerd en gekoppeld aan de loonadministratie moeten zijn. Tijdens een audit moet je kunnen laten zien hoe deze dagen zijn opgebouwd, wanneer ze zijn opgenomen en welke vergoedingen zijn betaald. Dit voorkomt discussies met werknemers en auditors.
Valkuil
Het bijhouden in losse Excel-bestanden zonder koppeling aan loonadministratie. Dit is foutgevoelig en voldoet vaak niet aan de eisen voor transparantie. Ga na bij de boekhouder hoe dit wordt vastgelegd en informeer hem over de veranderingen in de norm. Vraag of deze software ook de mogelijkheid biedt tot het eenvoudig vastleggen van zowel opbouw als uitbetaling.
4. Duidelijke regels voor vergoeding van verblijfskosten
In de oude norm werd er alleen verwezen naar cao-afspraken De nieuwe normen set schrijft explicieter voor hoe verblijfskosten moeten worden vergoed. Men verwacht nu concreet vastgelegde bedragen, frequenties en voorwaarden in lijn met cao. Afwijkingen moeten schriftelijk onderbouwd zijn.
Verblijfskosten waren in het verleden regelmatig een bron van onenigheid, zowel met werknemers als bij controles. Heldere afspraken zorgen voor voorspelbaarheid, het voldoen aan de norm en voorkomt discussie.
Valkuil
Vergoedingen die niet overeenkomen met cao-afspraken of die mondeling worden afgesproken, maar niet in de administratie worden onderbouwd. Voorkom dit en hou alle afspraken consequent en consistent bij en leg ze vast. Mondelinge afspraken of vergoedingen die afwijken van de cao zonder schriftelijke vastlegging worden tijdens audits als afwijking genoteerd.
5. Actualisatie keurmerkreglement
Naast de inhoudelijke wijzigingen in de normen set is ook het keurmerkreglement zelf aangepast. Deze aanpassingen zorgen ervoor dat het reglement beter aansluit bij de praktijk in de transportsector.
Het reglement beschrijft niet alleen de norm, maar ook hoe audits verlopen, wat de doorlooptijden zijn en welke sancties gelden bij overtredingen. Bedrijven die deze regels niet kennen, lopen onnodig risico.
Er zijn flink wat aanpassingen geweest:
- Was er voorheen alleen een algemene beoordeling op betrouwbaarheid, is deze nu uitgebreid met specifieke uitsluitingsgronden zoals onherroepelijke boetes van Arbeidsinspectie/FIOD. Een eerdere afwijzing of doorhaling van het bestuur is verboden.
- Eerder was de audit alleen bij de keurmerkhouder zelf, nu moeten alle onderdelen, vennootschappen en entiteiten die onder de keurmerkhouder vallen worden geïnspecteerd.
- Nieuwe regels voor opschorten en doorhalen: Er was voorheen geen expliciete termijn voor medewerking aan loon validatie. Echter staat er nu maximaal 30 werkdagen voor medewerking aan loon validatie en document aanlevering en is er een uitbreiding op gronden voor doorhaling.
- Er was geen specifieke regeling voor informatie-uitwisseling met derden, nu mag de keurmerkorganisatie gegevens van doorgehaalde ondernemingen delen met overheidsinstanties.
Valkuilen
- Niet op de hoogte zijn van de nieuwe termijnen en procedures; Dit kan ertoe leiden dat herstelacties te laat worden ingediend en het keurmerk tijdelijk wordt ingetrokken.
- Het niet vooraf toetsen of nieuwe aandeelhouders, bestuurders of partners een keurmerk verleden hebben, waardoor toelating alsnog geweigerd wordt.
- Het niet meenemen van alle bedrijfsonderdelen in de voorbereiding, waardoor bij inspectie onvolledige informatie wordt aangeleverd
- Pas ook op met vertraging in het verzamelen van stukken waardoor de termijn wordt overschreden, dit kan opschorting of doorhaling als gevolg hebben.
- Negatieve keurmerk informatie kan nu sneller bekend worden bij overheden, wat aanvullende controles of sancties kan opleveren.
De wijzigingen per 1 juli 2025 maken PayChecked in Transport sterken, maar ook strenger, specifieker en administratief zwaarder. Vooral de uitbreiding van de klachtenregeling, de verplichte verlofregistratie en de scherpere verblijfskostenregels vragen om directe actie. Het is belangrijk om processen nu te actualiseren en afwijkingen proactief te voorkomen. Door nu actie te ondernemen voorkom je dat je bij de volgende audit voor verrassingen komt te staan.
Hoe je je als ondernemer kunt voorbereiden
Er zijn een aantal punten waar je je als ondernemer op kan voorbereiden, ook al heb je je certificering nu op orde blijft het belangrijk dat je ook goed kijkt naar de wijzigingen;
- Check je interne procedures op klachtenafhandeling, vooral richting uitleners.
- Zorg voor sluitende en gekoppelde administratie van atv-, vakantie- en verlofdagen.
- Werk vergoedingsafspraken voor verblijfskosten uit in beleid en contracten.
- Lees het geactualiseerde keurmerkreglement en pas je interne deadlines hierop aan.
- Plan een nulmeting om te zien waar je nu staat voordat de volgende audit komt, laat je desnoods bijstaan door een specialist.
Download de checklist
IKY compliance maakt zich hard voor een goed geïnformeerde markt en deelt tips, tricks, kennis en actualiteit over verschillende keurmerken waaronder PayChecked in Transport.
Wil je zeker weten dat jouw organisatie klaar is voor de nieuwe normen en het aangepaste reglement? Download dan nu de checklist die we bij IKY compliance voor je hebben samengesteld of bel Jan voor tekst en uitleg
